02-05-2014

EASY Report

Haagse Hogeschool


De Haagse Hogeschool koos in 2012 als eerste hbo-instelling in Nederland voor EASY Federated Search van Square. Een niet onomstreden beslissing, maar een jaar na de invoering is er louter tevredenheid. “Eerlijk gezegd hadden we onze twijfels over de simultane zoeksystemen. Square bewijst dat er wel een goed systeem te bouwen is. We kunnen het iedereen aanraden.”


CATEGORIE Casus
TAGS
Jan Companjen, directeur van de bibliotheek van de Haagse Hogeschool, wil niet dienen als reclamebord voor Square. “Voor je het weet gaat de prijs omhoog,” grapt hij. “En dat hoeft nou ook weer niet. Maar eerlijk is eerlijk, EASY overtreft de verwachtingen. Ik ken geen beter systeem dat tegelijk informatie uit databanken en andere bronnen binnenhaalt en die meteen overzichtelijk en helder presenteert. Absoluut een vooruitgang voor onze studenten.”
Problemen worden meteen opgelost, soms zelfs nog voordat we ze zelf signaleren.
En dat terwijl de hogeschoolbibliotheek het wel gehad had met simultaan zoeken. “Inderdaad,” zegt Francesco Izzo, senior documentair informatiespecialist. “Tot en met 2009 werkten we met WebFeat. Eveneens gebaseerd op federated search, maar er waren voortdurend storingen en problemen. Databanken waren soms maanden niet toegankelijk. Nooit meer zo’n systeem, was toen de conclusie. Ook de zogenaamde discovery tools boden geen soelaas, aangezien deze geen toegang gaven tot de Nederlandstalige databanken. Voor hogescholen is dat een onoverkomelijke handicap. Dan maar de bronnen één voor één doorzoeken.”

Gewoon proberen

Bijna twee jaar lang moesten studenten en docenten het doen zonder een zoeksysteem. Dit gaf weer klachten en irritaties waardoor Square in 2011 tegen de stroom in de kans kreeg om EASY te presenteren. Jan Companjen: “Square had een goed verhaal. Een eerste presentatie was positief, reden genoeg om EASY een reële kans te geven. In korte tijd zijn tien databanken gekoppeld en beschikbaar gemaakt. “We waren onder de indruk van het gebruikersgemak en de inhoudelijke resultaten. Uiteindelijk hebben we onszelf kunnen overtuigen om te investeren in EASY. Gelukkig, want iedereen heeft hier voordeel bij."
Francesco Izzo is het volmondig eens met zijn directeur. “Met EASY kunnen de Nederlandstalige databanken en andere bronnen ontsloten worden. Dat was met WebFeat en discovery systemen onmogelijk. Onze studenten kunnen niet zonder Wolters Kluwer, Elsevier, Lexis Nexis en nog meerdere Nederlandstalige informatiebronnen. Natuurlijk zijn die bronnen wel separaat benaderbaar, maar dat kost veel extra tijd. Simultaan zoeken is zoveel efficiënter. Verder zijn we erg te spreken over de service. De lijnen met Square zijn kort. “Problemen worden meteen opgelost, soms zelfs nog vóórdat we ze zelf signaleren. In de nacht worden tests uitgevoerd en waar nodig zaken aangepast. Proactief dus. Met onze vorige leverancier was dat echt ondenkbaar, alleen al vanwege de grote afstand.”

En met succes

Na de succesvolle test met tien databanken koos de Haagse Hogeschool voluit voor EASY. In recordtijd werden nog een kleine vijftig databanken gekoppeld waarmee het systeem aan het begin van het studiejaar 2012-2013 operationeel was. “Er waren wel kinderziektes en obstakels,” erkent Jan Companjen, “maar dat laatste had ook met de planning van onze eigen Dienst IT te maken. Zo heeft het vrij lang geduurd voordat EASY extern benaderd kon worden. Nu kan elke docent en student vanuit thuis of bijvoorbeeld de stageplek inloggen. Een mooie extra service. Ook is het geen probleem om nieuwe databanken te koppelen of bepaalde informatiebronnen af te koppelen. Ook niet onbelangrijk: EASY levert permanent statistieken waarmee we kunnen bepalen of bronnen nog voldoende gebruikt worden. Ook wij hebben een beperkt budget en moeten keuzes maken uit de enorme stroom aan beschikbare informatie. Statistieken helpen daarbij.”

Toegankelijker

De Haagse Hogeschool telt ruim 23.000 studenten en ongeveer 2000 medewerkers, verdeeld over vier locaties. De grootste is gevestigd achter station Hollands Spoor waar ook de centrale bibliotheek is gevestigd. De circa 500 werkplekken zijn voortdurend bezet, op de bibliotheekmedewerkers wordt een groot beslag gelegd. De invoering van EASY heeft de werkdruk niet verminderd, maar wel gezorgd voor een toegankelijker informatievoorziening. “Absoluut,” zegt Francesco Izzo. “Met voldoende snelheid, ondanks het grote aantal bronnen waarin tegelijk gezocht wordt. Andere winst is de personalisatie. Elke gebruiker kan een eigen zoekprofiel opstellen en eerdere zoekopdrachten opslaan. Moeilijk is het niet; we hebben een korte instructie nu standaard opgenomen in de introductie voor de eerstejaars. Het komt zelden voor dat wij nog gevraagd worden om uitleg. EASY is heel flexibel en betrouwbaar. Square zit er bovenop en reageert meteen als er wat is. Dat is toch het voordeel van de leverancier dichtbij.”
Het zou Jan Companjen niet verbazen als meer hogescholen en wellicht ook universiteiten overstappen op EASY. “Onlangs hadden we hier in De Haag veertig professionals uit de hoger onderwijswereld die vier presentaties van zoeksystemen kregen voorgeschoteld: drie discovery tools en EASY. Velen waren net als wij bevooroordeeld en voelden niets voor federated search. Na de presentaties was het beeld wel anders: EASY is gewoon goed. En prijstechnisch interessant.”

Meer mogelijkheden

Franceso Izzo heeft graag het slotwoord: “EASY wordt voortdurend aangepast en verbeterd. De koppeling met andere typen informatiebronnen is mogelijk. Dit jaar nog willen we met inzet van EASY digitale tijdschriftarchieven ontsluiten. Allemaal met inlogcode en wachtwoord. Dat gaat lukken, de student merkt er niets van. EASY ontsluit effectief en efficiënt informatie en dat is voor een onderwijsinstelling essentieel.”





Contact


Square Information Solutions
Bisschop Boermansstraat 27 6041 XL ROERMOND
The Netherlands


Bel ons


T +31 (0)475 – 37 12 40
F +31 (0)475 – 37 12 59
Email: info@square.nl

Volg Square


KVK NR. 12046416